Online-Hilfe

Manche Bildungsgänge sehen vor, dass Fächer während der Schullaufbahn abgeschlossen werden dürfen, z. B. vor dem Eintritt in die Kursstufe.

Die abwählbaren Fächer müssen zunächst einmalig definiert werden. Öffnen Sie dazu über Datei: Schulische Daten Fächer / Fachgruppen.

1.Wählen Sie das Fach im Navigator aus.

2.Stellen Sie auf dem Reiter Einstellungen ein, dass es ein abgeschlossenes Fach (AF) sein darf.

3.Verfahren Sie analog mit allen Fächern, die an Ihrer Schule abgewählt werden dürfen.

4.Wechseln Sie nun ins Modul Schüler auf den Reiter Laufbahn.

5.Klicken Sie im Unterreiter Abgewählte Fächer in der Spalte Fach auf die Schaltfläche für die Werteliste .
Die Werteliste enthält die von Ihnen zuvor abgeänderten Fächer.

Hinweise

Sobald in der Spalte Fach das abgewählte Fach aus der Werteliste ausgewählt wurde, wird in die Spalte Fach die Abkürzung und in die Spalte Fachbezeichnung die Langbezeichnung des abgewählten Fachs eingetragen.

In der Spalte Jgst. (Jahrgangsstufe) wählen Sie den entsprechenden Wert aus der Werteliste aus, z. B. 10 bzw. 11 für die Einführungsphase in die Kursstufe. Da dies ein Pflichtfeld ist, wird die Zeile nicht gespeichert, wenn hier kein Eintrag vorgenommen wird.  

Weiterhin können Sie die Note des abgewählten Faches erfassen sowie einen Freitext bei Bemerkung.

Für Schüler, die einen Auslandsaufenthalt absolvieren, legen Sie eine eigene Klasse an.

Dieser Klasse geben Sie im Reiter Klasse/-ngruppen die Art "Auslandsaufenthalt". Damit wird sie statistisch nicht mitgezählt.

Versetzen Sie die Schüler für den Zeitraum des Aufenthalts in diese Klasse.

Zum Bildungsgangwechsel mit dem Schuljahreswechsel (z.B. Übergang Klasse 4/5 oder Berufliche Schulen) finden Sie Informationen im Abschnitt Schuljahreswechsel.

Wenn ein Schüler ansonsten den Bildungsgang wechselt, lässt er sich ggf. in diesen versetzen.
Das funktioniert nur, wenn er noch im aktuellen oder vergangenen Schuljahr aktiv ist.

Versetzen in den neuen Bildungsgang

Schüler ist vor mehr als einem Schuljahr ausgetreten

Möchten Sie weitere Aktivitäten des Schülers erfassen (z.B. welches Musikinstrument er in der Schulband spielt), können Sie dies auf dem Reiters Erweiterungen im Modul Schüler erfassen.

Die in der Spalte Merker hinterlegte Werteliste kann von der Schule selbst im Modul Wertelisten (Werteliste Merker, Hoheit S) erweitert und gepflegt werden. In der Spalte Erklärung kann Freitext erfasst werden.

Wechselt der Schüler während des Schuljahres eine Klasse oder eine Klassengruppe, wird dies im Kopfbereich des Moduls Schüler vollzogen.

Nach Klick auf die Schaltfläche kann die gewünschte neue Klasse bzw. Klassengruppe gewählt werden.
Nach Auswahl und Doppelklick auf die gewünschte Klasse bzw. Klassengruppe wird der Schüler in diese versetzt.

Nach durchgeführter Aktion wird weiterhin der Schüler im Hauptfenster angezeigt, im Navigator ist jetzt die Klasse bzw. Klassengruppe ausgewählt, in die der Schüler versetzt wurde.

Wenn die Zielklasse den gleichen Bildungsgang und das gleiche Fachangebot wie die Ausgangsklasse hat, wird die Fächerwahl entsprechend übernommen.

Andernfalls muss die Fächerwahl neu eingerichtet werden.

Wird ein Schüler  in eine Klasse versetzt, die einen anderen Bildungsgang hat als die Ursprungsklasse, so erscheint ein Hinweisfenster mit den Auswirkungen und den Auswahlmöglichkeiten, die der Benutzer in diesem Moment hat, um den Bildungsverlauf für diesen Schüler anzupassen.

Dieses Fenster erscheint auch beim Versetzen von einer ORG-Klasse ohne Bildungsgang in eine Regelklasse mit Bildungsgang.

In diesem Fall ist die letzte Option zu wählen (Keinen neuen Eintrag im Bildungsverlauf erstellen).

Über die Menüpunkte Datei: Schüler > Sammelversetzungen haben Sie die Möglichkeit, einen oder mehrere Schüler in eine andere Klasse oder Klassengruppe zu versetzen.
Darüber hinaus können Sie per Sammelversetzung zwischen dem jeweils jüngsten ASV-Schuljahr und dem vorherigen Schuljahr Versetzungen durchführen.

Im Fenster, das sich öffnet, wählen Sie dazu bitte über das Dropdown-Menü Klassen/Klassengruppen die beiden Klassen oder Klassengruppen aus.

Markieren Sie dann per Mausklick einen Namen und klicken Sie bei gedrückter Umschalttaste auf weitere Namen, um diese ebenfalls zu markieren.

Über die Schaltfläche mit dem Doppelpfeil können Sie die markierten Schüler vorläufig in das Fenster der anderen Klasse oder Klassengruppe verschieben. Dies ist in beiden Pfeilrichtungen möglich, wenn in beiden Klassen Schülernamen markiert sind.

Sammelversetzung stornieren

Entscheiden Sie sich im Vorschaufenster doch noch gegen die Sammelversetzung, können Sie diese mit der Schaltfläche unten links stornieren. Dann erhalten Sie folgenden Hinweis und wenn Sie fortfahren, werden die vorläufig sammelversetzten Schüler wieder in ihre Ursprungsklasse geschoben und so der Ausgangszustand vor der Sammelversetzung wiederhergestellt.

Sammelversetzung ausführen

Wenn Sie Ihre Eingabe anschließend mit der Schaltfläche Sammelversetzung ausführen bestätigen, werden die markierten Schüler endgültig in die neue Klasse versetzt.
Werden Schüler dabei in eine Klasse versetzt, die einen anderen Bildungsgang als die Ursprungsklasse hat, so erscheint ein Hinweisfenster mit den Auswirkungen und den Auswahlmöglichkeiten,
die der Benutzer in diesem Moment hat, um den Bildungsverlauf für diesen Schüler anzupassen.

Dieses Fenster erscheint auch beim Versetzen von einer ORG-Klasse ohne Bildungsgang in eine Regelklasse mit Bildungsgang.

Über Datei: Schüler > Sammelversetzungen können Sie Schülerinnen und Schüler aus dem aktuellen ASV-Schuljahr in das kommende Schuljahr versetzen.
Dieses kann notwendig sein, falls das neue Schuljahr schon eingerichtet wurde und im laufenden Schuljahr neue Schülerinnen oder Schüler erfasst wurden.
Oder wenn nach dem Schuljahreswechsel Schülerinnen und Schüler im neuen Schuljahr fehlen (Bitte überprüfen Sie in diesem Fall das Austrittsdatum im Bildungsverlauf und im Reiter Austritt).

Im Fenster, das sich öffnet, wählen Sie dazu bitte über das Dropdown-Menü rechts das kommende Schuljahr aus und unter Klasse/Klassengruppen die entsprechenden Klassen oder Klassengruppen.

Über die Schaltfläche mit dem Doppelpfeil können Sie die markierten Schüler vorläufig in das Fenster der anderen Klasse oder Klassengruppe verschieben.

Wenn Sie Ihre Eingabe anschließend mit der Schaltfläche Sammelversetzung ausführen bestätigen, werden die markierten Schüler in das neue Schuljahr und die neue Klasse versetzt.

Eine Sammeländerung ist sinnvoll, wenn die gleiche Änderung an mehreren Datensätzen durchgeführt werden soll.

Beispiel Austrittsdatum

Bei Schülern in Abschlussklassen ohne Austrittsdatum soll ein Austrittsdatum eingetragen werden. Dies ist z. B. wichtig für den Schuljahreswechsel.

>Öffnen Sie dazu das Modul über Datei: Verwaltung Sammeländerungen.

>Wählen Sie im Navigator den Datenbereich Schüler und klicken Sie auf Neuen Datensatz hinzufügen .

>Benennen Sie Ihren Datensatz im Pflichtfeld Name. Es können bis zu 20 Zeichen verwendet werden.

>Wählen Sie über den i-Button ein Datenfeld aus, an dem die Änderung vorgenommen werden soll, im Beispiel Austritt am (voraussichtlich).        

>Legen Sie den Vergleichsoperator fest.
Im Beispiel: Schüler mit dem Wert kein Eintrag erhalten den neuen Wert 27.07.2017.

>Speichern Sie die Sammeländerung.

>Mit dem Schalter Sammeländerung ausführen können Sie dann die Sammeländerung dann ausführen.
 

 

>Wählen Sie aus dem Navigator die Datensätze aus, für die die Auswahl zutreffen soll.

>Mehrfachmarkierungen z. B. von Klassen und/oder Schülern sind möglich.

>Betrachten Sie Ihre Auswahl durch Klick auf den Schalter Geplante Änderungen anzeigen.

Für die Übernahme in die Liste der Sammeländerungen können Sie entweder alle markieren oder einzelne mit einem Häkchen auswählen.

>Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit dem Schalter Markierte Zeilen in die Datenbank übernehmen.

>Die Sammeländerungen können Sie im Modul Schüler überprüfen durch die Funktionen Suche oder Filter.

Verwendungszweck

Ihre Schule fusioniert mit einer anderen Schule oder Ihre Dienststelle wird auf zwei Dienststellen geteilt? Dann wird es nötig, Schülerdaten zwischen den Dienststellen und ihren ASV-BW-Installationen hin- und herzuschieben.

Mit Hilfe des Exports und Imports ist es möglich, grundlegende Schülerdaten von einer ASV-BW-Installation in eine andere ASV-BW-Installation zu übertragen.
Alle darüber hinaus benötigten Daten müssen händisch nachgepflegt werden.

Über Schüler exportieren werden Schülerdaten ausgewählter Schüler in eine Excel-Tabelle exportiert.
Die exportierbaren Daten entsprechen den Daten, die mit der Vorlage Excel-Importdatei ASV-BW_Import.xlsx auch importiert werden können (Vgl. Neuaufnahme – Schüler importieren)

Handhabung

Im Modul Schüler kann über den Reiter Modulbezogene Funktionen der Menüpunkt Schüler exportieren aufgerufen werden.

Es öffnet sich das Fenster Schüler-Datenexport. Hier wählen Sie zunächst die Jahrgangsstufe und die Klasse aus, in der die zu exportierenden Schüler sind. Sie können dann sämtliche Schüler auswählen und in die rechte Tabelle übertragen.

Im folgenden Screenshot sehen Sie in der rechten Tabelle alle eben ausgewählten Schüler der Klasse 7a.
Zusätzlich sollen nun einige wenige Schüler der Klasse 8a mit in die Exportauswahl übernommen werden.
(Das wäre zum Beispiel sinnvoll, wenn Sie innerhalb dieser Prozedur Wiederholer gleich in die richtige Zielklasse bringen wollen.)

Sie können einzelne Schüler aus der Exportauswahl wieder zurücknehmen.

Das funktioniert auch dann einwandfrei, wenn in der linken Tabelle eine ganz andere Klasse zu sehen ist.
Links sind nun die Schüler zu sehen, die nicht in die Auswahl einbezogen sind.
Schließlich geht es ja darum, eine Auswahl für den Datenexport zusammenzustellen, die tatsächlichen Klassenzusammensetzungen bleiben davon unberührt.

So lassen sich aus verschiedenen vorhandenen Klassen die Schüler für eine zu bildende Zielklasse für den Datenexport zusammenstellen.

Ist die Exportauswahl abgeschlossen, klicken Sie Export durchführen, wählen den Speicherort und einen sprechenden Dateinamen.

Abschließend erhalten Sie eine Bestätigung über den erfolgreich durchgeführten Export.

Falls alle exportierten Schüler in eine neu zu bildende Klasse übertragen werden sollen,
müssen Sie in der Excel-Tabelle die Eintragungen in der Spalte Klasse entsprechend anpassen.

Nun stehen die Daten der ausgewählten Schüler bereit für den Import in eine andere ASV-BW-Installation.
Details zum Import finden Sie unter Neuaufnahme – Schüler importieren in dieser Hilfe.

Hinweis zu den Kommunikationsdaten

Die Kommunikationsdaten werden abhängig vom Typ wie folgt exportiert:

Schüler

Erziehungsberechtigte

Die Reihenfolge der Eintragungen in ASV-BW ist unerheblich, relevant ist lediglich der Typ.

Gibt es mehrere Eintragungen gleichen Typs, so wird die oberste Eintragung exportiert.

Alle weiteren Eintragungen in der Tabelle Kommunikation werden nicht exportiert.

Beim späteren Import der Schüler aus der Excel-Tabelle werden die vier zuvor exportierten Werte wieder mit der entsprechenden Bezeichnung in der Spalte Typ in ASV-BW eingetragen.

Für einige Anwendungen, z. B. die Pädagogische Musterlösung paedML oder Inventarprogramme, ist es notwendig, die Schüler ID aus ASV-BW zu exportieren.

Dafür wird vom ZSS ein passendes Exportformat zur Verfügung gestellt. Es exportiert die Datenfelder Klasse, Vorname, Nachname und Schüler ID.

>Über Datei: Verwaltung  Exportformatbibliothek erreichen Sie die Exportformate.

>Wählen Sie dort im Navigator den Datenbereich Schüler und dann das Exportformat zz Exportformat für paedML aus.

>Klicken Sie dann auf Datensätze für den Export auswählen und markieren Sie im neuen Fenster:

•das gewünschte Exportziel (wählen Sie ggf. das Verzeichnis der Datei aus, in die exportiert werden soll)

•die gewünschten Klassen und Schüler

>Mit der Schaltfläche Export ausführen wird die Exportdatei in die Zwischenablage kopiert, wo Sie dann in Excel eingefügt werden kann, oder im ausgewählten Format in dem Verzeichnis gespeichert, das unter Exportziel von Ihnen vergeben wurde.

Um Schülerdaten an weiterführende Schulen weiterzugeben (nur von KISS- zu KISS-Rechner!), verwenden Sie bitte das Exportformat zz Stammdaten SchulStatDVV - Übergabe an weiterführende Schulen.

>Gehen Sie hierzu zu Auswertungen: Exportformate.

>Wählen Sie dort das genannte Exportformat im Datenbereich Schüler.

>Klicken Sie Datensätze für den Export auswählen und wählen dann die gewünschten Schüler sowie die Ausgabe.

>Entsprechend erhalten Sie die Schülerdaten in der Zwischenablage und können sie in eine Excel-Datei einfügen. Oder Sie erstellen direkt eine Excel-Datei.

Schülerdatensätze können nur über die Modulbezogenen Funktionen > Schüler löschen gelöscht werden:

Nach Betätigen der Schaltfläche Schüler löschen erscheint ein Warnhinweis:

Lesen Sie den Warnhinweis. Das Löschen des Schülerdatensatzes ist unwiderruflich.

Nach dem Setzen des Hakens bei Ich habe den Hinweis gelesen betätigen Sie die Schaltfläche Ja. Damit wird der ausgewählte Datensatz unwiderruflich gelöscht.

Im Modul Schüler unter dem Reiter Schuljahr im Feld Herkunft erfassen Sie, wie ein Schüler in diese Klasse gelangt ist. Wählen Sie zwischen:

•versetzt/neu

•Ausnahmsweise versetzt

•Klasse(n) übersprungen

•Versetzung auf Probe

•wiederholt freiwillig

•wiederholt unfreiwillig

•aus VKL

•wiederholt unterjährig

Wurde eine Versetzung auf Probe gewährt, wählen Sie den entsprechenden Wert im Feld Herkunft.

Des Weiteren können Sie hinterlegen, ob eine Versetzung wegen vorübergehender Leistungsschwäche erfolgt ist.

Versetzung auf Probe

Wird ein Schüler auf Probe versetzt, werden die notwendigen Daten im Modul Schüler auf dem Reiter Schuljahr im Bereich Versetzung auf Probe verwaltet.

Im Feld Probezeit bis wird erfasst, bis wann die Probezeit andauert. Wählen Sie in der Tabelle das Ende der Probezeit. Ist die Probezeit z. B. von bestimmten Fächern abhängig, können diese oder andere Bemerkungen in der Tabellenspalte Bemerkungen erfasst werden.