ASV-BW bietet verschiedene Wege, neue Schüler anzulegen. Der geeignete Weg ergibt sich aus den Umständen
•Einzelne Schüler im laufenden Schuljahr anlegen: Sollen einzelne Schüler im laufenden Schuljahr angelegt werden, werden Sie die Schüler manuell anlegen. - Wurde bereits das kommende ASV-Schuljahr angelegt, übertragen Sie den Schüler danach per Sammelversetzung in seine Zielklasse des nächsten ASV-Schuljahres.
•Neuaufnahmeschüler des kommenden Schuljahres anlegen: Sollen die Neuaufnahmeschüler des kommenden Schuljahres erfasst werden, bietet sich neben dem manuellen Anlegen auch der Schülerimport an.
> - Erfassen Sie im Neuen ASV-Schuljahr die Neuzugänge des kommenden Schuljahres manuell oder importieren Sie die Schülerdaten in bereits angelegte Organisations- oder Regelklassen.
Neues Schuljahr ist noch nicht eingerichtet
Legen Sie für die Neuaufnahmeschüler eine oder mehrere Klasse mit der Klassenart Organisationsklasse an.
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Bitte legen Sie die Organisationsklasse ohne Jahrgangsstufe an, da sonst beim Schuljahreswechsel alle Schüler in die nächst höhere Jahrgangsstufe versetzt werden müssten.
Als Bildungsgang ist der passende Bildungsgang einzutragen. Er bleibt beim Schuljahreswechsel erhalten.
>Als Zielklasse und Zielklassengruppe für das neue Schuljahr geben Sie die gleichen Bezeichnungen ein, die Ihre Organisationsklasse in diesem Schuljahr hat.
>Importieren Sie die Neuaufnahmeschüler oder erfassen Sie sie manuell in diesen Organisationsklassen. Bei der Einrichtung des neuen Schuljahres werden die Schüler in das neue Schuljahr mitgenommen, aber nicht versetzt.
>Im neuen ASV-Schuljahr (sammel-)versetzen Sie die Schüler dann in eine Regelklasse.
•Die Datei mit Schülerdaten im Format .txt oder .xlsx liegt vor.
•Die Vorlage Excel-Importdatei ASV-BW_Import.xlsx ist auf dem Computer gespeichert. In der Exceltabelle überprüfen Sie bitte auf dem dritten Tabellenblatt (Version XX-XXXX) die Aktualität der Datei.
(Sie finden die Excel-Importdatei ebenfalls auf unserer Homepage www.asv-bw.de im Bereich Umstieg Datenübernahme.)
Für den Import von .txt-Dateien muss die Zielklasse im Navigator ausgewählt werden.
Bei Excel-Dateien steht die Zielklasse in der Tabellenspalte Klasse.
Die Schüler werden immer in die erste Klassengruppe der Zielklasse importiert.
>Öffnen Sie das Schülermodul über Datei: Schüler.
>Entfernen Sie im Navigator das Häkchen.
>Starten Sie die Importschnittstelle über Modulbezogene Funktionen: Schüler importieren.
Es öffnet sich ein neues Fenster mit dem Import-Workflow.
>Wählen Sie hier zunächst die Importdatei aus, die Sie auf Ihrem Rechner gespeichert haben.
>Entfernen Sie die beiden Haken bei Nur fehlerhafte anzeigen und Fehler: "Schüler bereits vorhanden in ASV" nicht anzeigen. Damit erhalten Sie beim Import einen Überblick, welche Schüler ggf. bereits im System vorhanden sind und welche Schüler importiert wurden. Wenn Sie die Haken beibehalten, werden Ihnen nur fehlerhafte Einträge des Imports angezeigt.
>Klicken Sie auf Lade Importdatei, um die Schülerdaten zu laden.
Anschließend erhalten Sie im Ladeprotokoll angezeigt, wie viele Datensätze importiert werden konnten.
Für die Schüler, die nicht importiert wurden, wird angezeigt, warum sie nicht importiert werden konnten. Sie sind u. U. schon in der Datenbank vorhanden oder bestimmte Werte fehlen bzw. sind ungültig.
>Bearbeiten Sie jetzt Ihre Importdatei entsprechend und laden Sie die Datei erneut. Sobald im Ladeprotokoll alle Datensätze grün markiert sind, schließen Sie das Fenster Import-Workflow Schülerdaten mit dem roten X.
>Öffnen Sie die heruntergeladene Importdatei ASV-BW_Import.xlsx in Excel und speichern Sie diese am besten unter einem neuen Namen ab.
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Die erste Zeile mit den Spaltenüberschriften muss in der Datei enthalten sein und darf nicht verändert werden.
>Die rot markierten Felder sind Pflichtfelder. Die anderen Felder können leer bleiben.
>Befüllen Sie die Spalten gemäß der Beschriftung.
•Alleinerziehende Eltern müssen immer als erster Ansprechpartner eingetragen werden.
•Falls noch nicht feststeht, in welche Klasse das jeweilige Kind geht, können Sie alle neuen Schüler in eine Klasse übernehmen und später über eine Sammelversetzung ihren eigentlichen Klassen zuordnen.
•Die korrekten Werte für die Felder Geschlecht, Geburtsland, Staatsangehörigkeit, Muttersprachen, Religion sowie für weitere Felder finden Sie im Reiter Werteliste.
Voraussetzung: Mindestens eine Klasse ist angelegt.
>Öffnen Sie das Modul Schüler und markieren Sie im Navigator die Klasse, in der Sie den Schüler angelegen möchten.
Durch Anklicken des Symbols Neuen Datensatz hinzufügen öffnet sich eine leere Schülerpersonalkarte, in die Sie die folgenden Daten des Schülers (Pflichtfelder) eingeben müssen:
•Familienname
•Vornamen
•Rufname (Feld wird beim Eintrag der Vornamen automatisch mit dem ersten Vornamen gefüllt, kann aber angepasst werden)
•Geschlecht/Anrede
•Geburtsdatum und dessen Gültigkeit (wählen Sie hier aus der Werteliste die Option G Vollständig gültig)
Auswahl des Werts G Vollständig gültig wird das genaue Geburtsdatum angezeigt.
Auswahl des Werts M Monat und Jahr gültig wird das Geburtsdatum auf den 01. des ausgewählten Monats und des ausgewählten Jahres gesetzt.
Auswahl des Werts J Jahr gültig wird das Geburtsdatum auf den 01.01. des angegebenen Jahres gesetzt.
•Religionszugehörigkeit: Durch die Auswahl der Religionszugehörigkeit EV oder RK werden im Reiter Schüler Unterricht die Felder Teilnahme am Religionsunterricht automatisch mit EV bzw. RK befüllt.
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Mit dem Speichern des Datensatzes wird als Eintrittsdatum der aktuelle Tag gespeichert und im Bildungsverlauf des Schülers dokumentiert. Um nachträglichen Änderungsaufwand zu vermeiden, sollten Sie daher unbedingt vor dem Speichern des Datensatzes auch unter dem Reiter Bildungsverlauf das korrekte Eintrittsdatum eintragen.
Danach können Sie den neuen Datensatz über die Schaltfläche in der Werkzeugleiste speichern und erhalten folgende Bestätigung:
Ferner erscheint der Name der angelegten Schülerin bzw. des anlegten Schülers in der Klassenliste im Navigator:
Sonderfall: ehemalige Schüler erneut aufnehmen
Ehemalige Schüler, die bereits mehr als ein Schuljahr nicht aktiv an Ihrer Schule waren, müssen erneut angelegt werden. Der Vorgang erzeugt eine Warnung, sofern Familienname, Vornamen, Geschlecht und Geburtstag identisch eingegeben wurden:
Bestätigen Sie mit NEIN, um den Schüler erneut anzulegen.
Beachten Sie, dass es danach für diesen Schüler zwei Datensätze gibt.
In ASV-BW ist es möglich, die Grunddaten von neuen Schülern auf einer selbst zusammengestellten Maske zu erfassen.
Beachten Sie: Familienname, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum und Geburtsort sowie Religionszugehörigkeit stehen Ihnen bei der späteren Eingabe automatisch zur Verfügung. Weitere Felder können Sie nach Bedarf im Designmodus hinzufügen.
Erstellen einer Erfassungsmaske
1.
Öffnen Sie Datei: Verwaltung Neuaufnahme Designmodus.
2.
Klicken Sie auf NEU und vergeben Sie einen Namen.
3.
Wechseln Sie im Navigator rechts auf den Reiter Design.
4.
Wählen Sie aus den verschiedenen Datenbereichen durch Öffnen über das Plus-Symbol das gewünschte Datenfeld aus und ziehen Sie an eine Stelle auf der Maske. Beachten Sie dabei, dass Sie sich später mit der Return- oder Tabulatortaste von links nach rechts bewegen.
5.
Sollten Sie ein Feld inhaltlich für alle Schüler vorbelegen wollen, doppelklicken Sie in das Feld und wählen Sie über die Schaltfläche den gewünschten Wert aus. Dieser erscheint später beim Neuerfassen im jeweiligen Feld.
6.
Speichern Sie abschließend.
Anwenden einer Erfassungsmaske
1.
Öffnen Sie die für Ihre Schule angelegte Maske über Datei: Schüler Neuaufnahme Erfassungsmodus. Stellen Sie oben das gewünschte Eintrittsdatum ein und rufen Sie Ihre Maske auf.
2.
Markieren Sie im Navigator rechts oben die gewünschte Klasse und klicken Sie auf NEU.
3.
Wählen Sie im anschließenden Dialogfenster ggf. die Klassengruppe aus und bestätigen Sie, Ihre Neuerfassungsmaske steht Ihnen nun zur Verfügung.
Nach dem Neuanlegen oder Importieren der potentiellen zukünftigen Erstklässler werden manche Kinder von der Einschulung zurückgestellt.
Notieren Sie unter Datei: Schulische Daten Schulen Statistik xx/yy Zurückgestellte die Anzahl dieser Kinder (nach Geschlecht getrennt)
Sie können die Daten der zurückgestellten Kinder in einer Organisationsklasse behalten.
Sie können jedoch damit rechnen, dass für diese Kinder im kommenden Jahr erneut Daten von Ihren Gemeinden zum Import geliefert werden.
Für solche Kinder würde der Importvorgang dann verweigert, weil ihre (alten) Daten bereits vorhanden sind.
Tipp:
Löschen Sie die Daten der zurückgestellten Kinder wieder, um sicherzustellen im nächsten Jahr die dann aktuellen Daten zu importieren.
Datenübernahme
in der Werkzeugleiste speichern und erhalten folgende Bestätigung:
