Pflichtfelder, die unbedingt einen Eintrag verlangen, sind an der roten Markierung am rechten Rand zu erkennen. Felder, die für die Statistik relevant sind haben eine blaue Markierung.
Optionsschalter (Radiobutton):
Durch Anklicken wird eine Auswahl zwischen verschiedenen Möglichkeiten getroffen, z. B. Auswahl zwischen LBV Lehrkraft und Sonstige Lehrkraft.
Wertelistenschalter
Ein Wertelistenfenster kann sich hinter einer Schaltfläche befinden, z. B. für Staatsangehörigkeit.
Durch Klick auf den Schalter mit dem Symbol wird die Werteliste als Pop-Up-Fenster geöffnet (siehe Bildschirmfoto oben) als Tabelle mit Spaltenüberschriften.
Auch hier kann die Auswahl durch Scrollen und Anklicken der markierten Zeile vorgenommen werden. Durch Texteingabe in den Filter kann die Trefferquote gekürzt werden.
Pflichtfelder erkennt man am rot markierten rechten Rand. Dieser verschwindet nach der Eingabe des ersten Tastaturzeichens.
Pflichtfelder sind Eingabefelder, die zwingend ausgefüllt werden müssen, bevor der Datensatz gespeichert werden kann. Dies ist bei Eingabefeldern der Stammdaten wie z. B. Name, Geburtsdatum oder Geschlecht der Fall.
Ansonsten ist ein Wechsel zu einem anderen Datensatz erst dann möglich, wenn man die angefangene Eingabe durch einen Klick auf den Schalter Zurücksetzen unterbricht.
Pflichtfelder in Tabellen
Pflichtfelder können auch erst dann zu solchen werden, wenn eine Eingabe in einem Datenbereich angefangen wurde.
Die Tabelle Kommunikation z. B. beinhaltet zunächst keine Pflichtfelder. Gibt man jedoch eine Nummer oder E-Mail-Adresse in der Spalte Nummer/Adresse ein, muss man auch unter der Spalte Typ eine Auswahl treffen, z. B. Telefon Person Dienstlich oder E-Mail Person Privat, bevor man den Datensatz durch Anklicken der Schaltfläche Speichern oder Zurücksetzen verlassen kann.
Zum Abbrechen der Eingabe in eine Tabelle kann auch die bearbeitete einzelne Zeile gelöscht werden, indem man das Löschkreuz am rechten Rand anklickt.
Sortierreihenfolge und Spaltenauswahl können mit dem Schalter Tabelleneinstellungen (oben rechts neben den Spaltenüberschriften) genutzt werden, um die Ansicht den gewünschten Absichten anzupassen.
Ein Datum kann direkt in das Feld mit Ziffern und Punkten eingegeben werden. Nach Bestätigen durch die Enter- oder die Tab-Taste wird das Datum auf das Format TT.MM.JJJJ vervollständigt. Sie können also führende Nullen weglassen, 1.2.2005 wird z. B. in 01.02.2005 umgewandelt.
Wird kein Jahr eingetragen, wird das aktuelle Jahr ergänzt. 15.9. wird z. B. in 15.09.2017 umgewandelt.
Das Datum lässt sich auch durch Auswählen eines bestimmten Tages im Kalender einstellen. Hierzu klickt man auf den Auswahlschalter neben dem Eingabefeld. Dabei öffnet sich die Monatsansicht des aktuellen Datums. Wurde ein Datum im Eingabefeld eingetragen, so erscheint das Monatsansicht des gewählten Tages. Der zu wählende Tag kann durch Anklicken herausgepickt werden.
Die Auswahl eines anderen Monats ist über die Naviationsschaltflächen links und rechts oben möglich.
Soll ein Datum aus einem anderen Jahrgang eingegeben werden, z. B. zum Feld geboren am, lässt sich dieses einfacher mit Ziffern und Punkten – wie oben beschrieben – erfassen.
Eine Auswahlliste öffnet sich als Drop-down-Menü unterhalb des aktivierten Eingabefeldes, wie z. B. bei der Auswahl für Geschlecht, Anrede oder Akademischer Grad.
Durch Klick auf den Auswahlpfeil (Drop-down-Pfeil) öffnet sich ein Fenster mit einer Auswahlliste.
Die Liste ist meist ein- oder zweispaltig ohne Spaltenüberschriften (z. B. mit Anzeige- und Langform wie in Va und Vater). Da das Eingabefeld schreibgeschützt ist, ist eine Eingabe nur aus der Listenauswahl möglich. In manchen Fällen steht auch eine Leerzeile für die Auswahl zur Verfügung.
In einigen Fällen kann die Auswahl auch durch Eingabe des ersten Buchstaben erfolgen. Im obigen Beispiel Art Erziehungsberechtige wählen Sie durch Tippen des Buchstabens vsofort den Eintrag Vater aus.
Eine Auswahlliste kann sich auch innerhalb einer Liste (Tabelle) befinden, z. B. in der Tabelle Kommunikation.
Bei diesen Eingabefeldern öffnet sich eine Werteliste als Pop-Up-Fenster außerhalb des aktivierten Eingabefeldes.
Öffnen des Werthilfefensters
Nach dem Klick auf die Schaltfläche neben dem aktivierten Feld erscheint eine zwei- oder mehrspaltige Tabelle mit Spaltenüberschriften wie z. B. Kurzform und Anzeigeform, z. B. für Religionszugehörigkeit mit EV für evangelisch oder RK für römisch-katholisch.
Alternativ können Sie eine Werteliste auch durch die Funktionstaste F9 öffnen. Klicken Sie dazu in das Feld und drücken Sie F9.
Auswahl eines Eintrags
Aus der geöffneten Werteliste kann durch Scrollen eine Zeile als Wert ausgewählt und mit Enter oder Klick darauf bestätigt werden.
In der Statuszeile der Werteliste ist die Anzahl der auswählbaren Zeilen aufgeführt. Besonders bei einer hohen Zahl lohnt es sich, die Trefferquote durch Eingabe in den oben vorhandenen Filter zu verkürzen. Zum Beispiel werden im Wertehilfefenster Werte für Geburtsland insgesamt 205 Einträge angeboten. Deren Zahl reduziert sich durch die Eingabe von nl für Niederlande.
Das Eingabefeld ist schreibgeschützt. Bei der Auswahl der passenden Zeile wird der hinterlegte Wert übernommen. So wird z. B. bei der Eingabe sp für Spanien der Eintrag E ins Feld eingetragen.
Datenerfassungstabellen können aus Text- und Wertelistenfeldern bestehen wie beispielsweise die Tabellen Kommunikation und Zusätzliche Ansprechpartner im Modul Schüler.
Diese beiden Tabellen enthalten außerdem ein Pflichtfeld (erkennbar an der roten Markierung am rechten Rand), das erst durch eine Eingabe in der betreffenden Zeile aktiviert wird. Beim Eintrag einer Telefonnummer oder E-Mail-Adresse ins Feld Tel.-Nummer/Adresse können Sie die Information erst abspeichern, wenn Sie diese Angabe über die Werteliste in der Spalte Typ näher definieren. Andernfalls erhalten Sie folgende Fehlermeldung:
Alle Einträge in einer Zeile können jederzeit durch einen Klick auf das Symbol am Zeilenende wieder gelöscht werden.
befinden, z. B. für Staatsangehörigkeit.
am rechten Rand anklickt.
