Online-Hilfe

Diese Seite beschreibt wie Sie Serienbriefdokumente aus Microsoft Word nach ASV-BW übernehmen können.

Arbeitsschritte in Microsoft Word

Erstellen Sie in Word eine Vorlage mit den gewünschten Serienbrieffeldern.

Wichtig: KEINEN Dokumentenschutz aktivieren, KEIN Überprüfungsmodus mit Markup-Anzeige!
 

Die fertige Worddatei soll zum Beispiel so aussehen:

Die Platzhalter für die verschiedenen Datenfelder, z. B. «Vorname», fügen Sie so ein:

>Wählen Sie Einfügen: Schnellbausteine Feld.

>Stellen Sie bei Kategorie Seriendruck, bei Feldnamen MergeField und bei Format (keine) ein.

>Geben Sie bei Feldname eine passende Feldbezeichnung (OHNE Leerzeichen) ein.

>Speichern Sie das Serienbriefdokument ab.
Wählen Sie hierbei als Dateityp ".docx" aus.

Arbeitsschritte in ASV-BW

>Datei: Verwaltung Berichtsbibliothek-Verwaltung

>Wählen Sie Modulbezogene Funktionen: Office-Schablone importieren.

>Wählen Sie das gespeicherte Serienbriefdokument aus.

>Vergeben Sie einen Schablonennamen mit nicht mehr als 14 Zeichen.

>Ordnen Sie im darauffolgenden Menü die Datenfelder aus dem Worddokument den passenden Datenfeldern von ASV-BW zu.

>Bestätigen Sie zum Schluss mit OK.

>Danach erscheint das importierte Word-Serienbriefdokument in der Berichtsbibliothek im Datenbereich (z. B. Schüler) und kann wie jedes andere Serienbriefmodul verwendet werden.

Office-Schablonen erzeugen immer zuerst Worddokumente. Diese können weiter bearbeitet und/oder gedruckt.

Sie können entscheiden, ob für jeden markierten Schüler in separates Dokument/Anschreiben gespeichert werden soll,
oder ob alle Anschreiben in einer Datei zusammengefasst gespeichert werden sollen.

Um mehrere Anschreiben in nur einer Datei auszugeben, muss die Funktion „Ausführung je Datensatz“ deaktiviert sein.

>Öffnen Sie das Modul Berichtsbibliothek-Verwaltung

>Handelt es sich um eine gelieferte Office-Schablone (zz ...), so erstellen Sie eine Kopie:
dazu klicken Sie in der Werkzeugleiste auf die Schaltfläche Datensatz kopieren .

>Deaktivieren Sie die Funktion „Ausführung je Datensatz“

>Umgekehrt aktivieren Sie die Funktion „Ausführung je Datensatz“, um pro Schüler ein separates Dokument zu erstellen.

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie ein aus Word importiertes Serienbriefdokument bearbeiten können.

>Wählen Sie das Dokument im Navigator aus und klicken Sie auf bearbeiten.

>Wählen Sie Office-Dokument bearbeiten.

Word wird geöffnet.

>Nehmen Sie die gewünschten Anpassungen vor - keinesfalls bereits jetzt speichern!.

>Schließen Sie Word über das Schließkreuz rechts oben.

>Bestätigen Sie im Abmeldedialog mit Speichern, dass Sie die Änderungen am Dokument speichern wollen.

>Beenden Sie die Funktion Office-Schablone bearbeiten mit Klick auf OK.

Wenn Sie anschließend das Dokument aus der Berichtsbibliothek-Auswertung aufrufen, sind die Anpassungen im Dokument enthalten.

Erhalten Sie bei Ausführung der Office-Schablone eine Fehlermeldung, geben Sie der Schablone – in ASV-BW – einen kürzeren Namen (nicht mehr als 14 Zeichen).
Erscheint dann bei Ausführung der Schablone immer noch eine Fehlermeldung, wenden Sie sich bitte per Mail ans SCS mit dem Betreff „FM bei Office-Schablone“ und fügen Sie den Inhalt der Fehlermeldung (ggf. „Details“ anklicken) hinzu.