Schülerdaten dürfen zeitlich nicht unbegrenzt gespeichert werden.
ASV verhält sich den aktuellen Datenschutzregeln entsprechend wie folgt:
1.Im laufenden Schuljahr
Wenn Schüler die Schule endgültig verlassen, erfassen Sie die Austrittsdaten im Modul Schüler, Reiter Austritt.
Solche Schüler bleiben bis zum Ende des laufenden Schuljahres (jeweils der 31. Juli.) der zuletzt von ihnen besuchten Klasse zugeordnet.
Mit Erreichen des Tages, der beim Austrittsdatum eingetragen ist, finden Sie die Schüler zusätzlich bereits im Modul Ehemalige Schüler
Um ausgetretene Schüler auszublenden, setzen Sie im Navigator die Option nur aktuelle.
2.Nach dem Abschluss der Planungsphase beim nächsten Schuljahreswechsel
Mit dem Abschluss der Planungsphase wird für jeden Schüler ein rudimentärer Datensatz im Modul Ehemalige Schüler angelegt. Dadurch kann man alle ehemaligen Schüler über die Schnellsuche Ehemalige suchen finden.
Dieser Rumpfdatensatz enthält Grunddaten und Laufbahndaten, die z. B. für die Ausstellung von Schulbesuchsbescheinigungen oder Rentenbescheinigungen notwendig sind, sowie die von Ihnen archivierten Dokumente.
Gleichzeitig bleibt der vollständige Schülerdatensatz noch in seiner ehemaligen Abschluss- bzw. Abgangsklasse im Austrittsschuljahr enthalten. Auch archivierte Dokumente bleiben noch beim Originaldatensatz gespeichert.
3.Im dritten Schuljahr nach Verlassen der Schule
Beim Schuljahreswechsel im zweiten Jahr nach dem Austritt wird der Schülerdatensatz in seiner Klasse gelöscht und es existiert nurmehr der Rumpfdatensatz mit Dokumenten im Modul Ehemalige Schüler.
Zu beachten ist Folgendes:
Beim Archivieren von Dokumenten in ASV wird das Dokument unter einem speziellen Pfad abgelegt, und ASV speichert diesen Pfad bei den Schülerdaten (Reiter Sonstiges).
Daher kann es z.B. bei einem Rechnertausch / Serverumzug auch dazu kommen, dass die Dateien von ASV nicht mehr gefunden werden, wenn dieser spezielle Pfad im Dateisystem nicht mehr vorhanden ist.
Letzte Aktualisierung: 20.09.2023
