Online-Hilfe

Die Lehrkraftdaten der Schule (Typ: LBV-Lehrkraft) werden über die ASD-Schnittstelle BW in ASV-BW importiert.
Beachten Sie bitte, dass Lehrkräfte, die an mehreren Schulzweigen unterrichten, mit der entsprechenden Stundenzahl (mindestens mit 0 h) in ASD-BW auf den entsprechenden Schulzweig umgebucht werden müssen.  (siehe Lehrerdaten vom ZSS übernehmen)

>Wichtig beim Übernehmen von Lehrkraftdaten:
wählen Sie unbedingt Vollständiges Abholen, bevor Sie auf Lehrerdaten übernehmen klicken.
So vermeiden Sie es, ungewollt ein Zeitfenster seit der letzten Übernahme auszulassen.

Fehlende Lehrkräfte oder solche, die noch nicht von ASD zu importieren sind, erfassen Sie händisch über die Schaltfläche Neuen Datensatz hinzufügen temporär in der Lehrerkategorie SLBV Sonstige Lehrkraft (siehe Lehrkräfte anlegen).

Diese temporär angelegten Lehrkräfte können später über die ZSS-Verbindung mit ASD-BW abgeglichen werden.

Nachdem die Lehrkraftdaten importiert oder als SLBV Sonstige Lehrkraft eingegeben wurden, zeigt das Modul Lehrkräfte im Navigator alle Lehrkräfte.

Um Daten bearbeiten zu können, muss der Bearbeitungsmodus mit aktiviert sein.

Bei LBV-Lehrkräften, deren Daten von ASD-BW geliefert wurden, können folgende Datenfelder in ASV-BW nicht geändert werden: Name, Geburtsdaten, Familienstand.

Eine Aktualisierung bei Änderung dieser persönlichen Daten erfolgt über die ASD-Schnittstelle BW.

Überprüfen Sie die gelieferten Daten auf Richtigkeit. Änderungen von persönlichen Daten geben die betreffenden Lehrkräfte über den Dienstweg an die zuständige Schulaufsichtsbehörde weiter. Sie werden dort in die zentrale Datenbank eingepflegt.

Folgende Datenfelder auf dem Reiter Person können von der Schule bearbeitet werden. Sie werden bei der Aktualisierung von ASD-BW nicht überschrieben:

•Religionszugehörigkeit

•Anschrift
Wenn sich die Anschrift einer Lehrkraft geändert hat gibt es zwei Möglichkeiten der Aktualisierung:
1. Sie ändern händisch die Anschrift
2. Sie leeren die Anschriftsfelder und aktualisieren bei geschlossenem Lehrermodul die Lehrkraftdaten vollständig.
   Bedingungen hierbei: LK-Daten sind an ASD aktualisiert und Feld für Statistik geprüft steht auf NEIN.

•vollständiger Name

•Zeugnisunterschrift

•Kommunikationsdaten (diese werden durch Angaben aus ASD-BW ergänzt)
Bitte achten Sie darauf, dass als E-Mail (dienstlich) eine syntaktisch gültige E-Mail-Adresse hinterlegt ist.
Andernfalls kann es zu Problemen beim IdAM kommen.

Lehrkraftdaten, die in ASD-BW (noch) nicht geführt sind, müssen in ASV-BW in der Lehrerkategorie SLBV - Sonstige Lehrkraft händisch erfasst werden.

Bitte beachten:
Dieser Vorgang funktioniert nur, wenn in der laufenden ASV-Sitzung noch keine Verbindung zum ZSS hergestellt wurde. Ggf. melden Sie sich bitte einmal von ASV ab und erneut an.

Privatschulen, die keinen Zugang zu ASD-BW haben, geben so alle ihre Lehrer ein.

Dazu klicken Sie in der Werkzeugleiste des Moduls Lehrkräfte auf das -Symbol.

Es öffnet sich folgendes Fenster:

Füllen Sie diese Pflichtfelder aus:

•Familienname

•Geschlecht

•Vornamen

•Geburtsdatum

•Geburtsort

Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Lehrkraft in ASV / ASD-BW suchen.  

 
Geben Sie nun keine Zugangsdaten ein, sondern klicken Sie auf Abbrechen und bestätigen Sie zweimal mit „OK“.

Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Neue Lehrkraft anlegen, geben Sie im neuen Fenster abermals keine Zugangsdaten ein.
Klicken Sie erneut auf Abbrechen und bestätigen zweimal mit „OK“.

Anschließend können Sie die weiteren Pflichtfelder bearbeiten:

•WStd (Wochenstunden)

•Lehrerkategorie hier wählen Sie SLBV (temp. als sonstige Lehrkraft gespeichert) aus.
Wichtig: Nur Lehrkräfte mit der Kategorie SLBV können später mit ASD-BW abgeglichen werden

•Amtsbezeichnung

Sichern Sie Ihre Eingaben mit der Schaltfläche Lehrkraft speichern. Dabei wird das Eingabefenster geschlossen und der Datensatz der neuen Lehrkraft im Hauptfenster angezeigt.

Damit die Lehrkraft in der Lehrerliste erscheint, muss ggf. der Navigator mit einem Klick auf aktualisiert werden.

Von der Schule angelegte Lehrkräfte werden in ASV-BW als Sonstige Lehrkräfte geführt. Bei diesen Datensätzen können alle Datenfelder bearbeitet werden. Der Reiter Bilanz akt. Schuljahr steht aber nicht zur Verfügung.

Bei jedem Start des Lehrermoduls wird darauf hingewiesen, dass bei diesen Lehrkräften noch kein Abgleich mit ASD-BW stattgefunden hat. Dies ist nachträglich auf dem Reiter Person der Personalkarte über die Schaltfläche Mit ASD abgleichen... möglich.

Sind temporär angelegte Lehrkräfte im Datensatz vorhanden, werden Sie bei Modulstart mit einem Fenster über deren Status informiert.

Um deren Daten mit den Daten in ASD abzugleichen, nutzen Sie die Schaltfläche Mit ASD abgleichen... auf dem Reiter Person der Lehrkraftpersonalkarte.

Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Lehrkraft in ASV / ASD-BW suchen.  
Geben Sie die ZSS-Zugangsdaten ein und bestätigen Sie mit „OK“.

Wird die Lehrkraft in ASD-BW gefunden, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis zur Person im Bereich gefundene Daten.

Ist die Lehrkraft einer anderen Schule zugeordnet, können Sie den Datensatz nicht abspeichern.

Setzen Sie sich dann bitte mit der bisherigen Stammschule der Lehrkraft bzw. mit der zuständigen Schulaufsichtsbehörde in Verbindung, damit eine Zuordnung an Ihre Schule erfolgt.

Die Lehrkraft kann bei einem späteren Schnittstellenlauf aus ASD-BW importiert werden.

Wurde eine Lehrkraft nicht in der Lehrerkategorie "SLBV - temp. als sonst. Lehrkraft gespeichert" angelegt oder ist im Namen eventuell keine genaue Übereinstimmung zu den Daten in ASD erfasst, kann es passieren, dass die Lehrkraft durch den Abruf der Daten aus ASD-BW doppelt vorhanden ist.

Um diese Doppelung zu beheben, ist folgendes Vorgehen notwendig:

Prüfen Sie, dass die Pflichtfelder identisch sind (Name, Vorname, Geburtsdatum, Geburtsort).

Prüfen Sie, dass im Reiter Einsatz ... die Lehrerkategorie der selbst angelegten Lehrkraft "SLBV - temp. als sonst. Lehrkraft gespeichert" ist bzw. stellen Sie die Kategorie entsprechend ein.

Wählen Sie nun Modulbezogene Funktionen  > Lehrkräfte zusammenführen

Oben wird die sonstige Lehrkraft und unten die LBV-Lehrkraft angezeigt.

Markieren Sie beide Zeilen und klicken auf Zusammenführen.

Wenn die Lehrkraftdaten von ASD-BW übernommen werden, wird das in ASD-BW hinterlegte Namenskürzel übernommen.

So können Sie es ändern:

•Wechseln Sie im Modul Lehrkräfte auf den letzten Reiter mit der Bezeichnung: Dienststellenschlüssel, Zweig, Schulkennung

•Schalten Sie mit in den Bearbeitungsmodus.

•Ändern Sie jetzt das Kürzel ganz unten im Bereich an dieser Schule.

•Speichern Sie danach den Datensatz mit ab.

Wenn sich Amtsbezeichnungen von Lehrkräften ändern, werden diese nicht automatisch aktualisiert.

Bitte führen Sie das Schnittstellenskript LK_Amtsbezeichnungen aktualisieren aus.

Aufruf über Datei > Verwaltung > Schnittstellen

Die Synchronisierung mit dem ZSS löscht keine Lehrkräfte in ASV-BW.

Eine Lehrkraft, die definitiv nicht mehr an der Schule eingesetzt wird, kann im Lehrermodul manuell gelöscht werden. Dazu ist es notwendig, mit Schulleitungsrechten angemeldet zu sein.

Die Löschung bezieht sich nur auf das aktuelle ASV-Schuljahr. In zurückliegenden ASV-Schuljahren sind die Lehrkräfte weiterhin verfügbar.

•Markieren Sie die Lehrkraft im Navigator und klicken Sie auf das in der Symbolleiste:

•Danach wird u.U. die Meldung angezeigt, dass für diese Lehrkraft ein Beschäftigungsverhältnis und eine UPZ existiert. Bestätigen Sie mit OK.

•In diesem Fall öffnen Sie den Reiter Einsatz jj/jj.
Dort tragen Sie beim Deputat als Korrekturwert 0,00 Stunden ein und speichern Sie.

 
Alternativ können Sie den Korrekturwert in der Tabellenansicht editieren.
 

 
Sorgen Sie in den Tabelleinstellungen dafür, dass das Feld "Ist-Deputat" eingeblendet ist
 

 
 

 
Anschließend können Sie in der Spalte Ist-Deputat die Stunden für die betroffenen Lehrkraft löschen.

•Nun klicken Sie erneut auf .

•Bestätigen Sie den folgenden Hinweis mit Ja.

•Bestätigen Sie mit Ja die darauf folgende Abfrage ...

•... und auch den letzten Hinweis.

Eine Religionslehrkraft kann ggf. erst gelöscht werden, wenn die Lehrkraft auch in den Schulischen Daten gelöscht wurde.

Navigieren Sie dazu bitte über Datei > Schulische Daten > Schulen und dort zum Reiter Statistik XX/YY und dort auf den Unterreiter Religionsunterricht.

Dort können Sie die betreffende Lehrkraft dann über das rote X entfernen - anschließend können Sie diese wie oben beschrieben auch im Lehrkräftemodul löschen.

Besonderheit bei Religionslehrkräften
Religionslehrkräfte sind häufig auch an anderen Schulen eingesetzt.
Diese Meldung weist dann auf diesen Umstand hin:

•In diesem Fall löschen Sie die Zeile durch Klick auf das "X" am Zeilenende.

In der ASV-Datenbank Ihrer Schule ist jeder Lehrkraft intern eine eindeutige dauerhafte ID zugeordnet. Diese ID besteht aus 36 Stellen mit Zahlen und Buchstaben sowie Strichen.

In der Exportformat-Bibliothek finden Sie Exportformate wie zz BOaktiv Lehrkräfte als CSV oder zz Exportformat für paedML Lehrkräfte als XLS,
mit denen Sie diese ID ausgeben könnten, um sie ggf. in anderer Software zu verwenden.

(Bei der im Lehrermodul abrufbaren ID handelt es sich um die schuljahresbezogene, nicht die dauerhafte ID.
Sie ist nicht für den Export in Fremdprogramm geeignet.)

Lehrkräfte, die zwar in ASD der Schule zugewiesen sind, jedoch aktuell nicht im Unterricht eingesetzt werden, können aus der standardmäßigen Anzeige ausgeblendet werden.
Dieses Vorgehen kann z. B. bei Lehrkräften Sinn machen, die dauerhaft an andere Dienststellen abgeordnet sind.

•Markieren Sie die gewünschte Lehrkraft und nutzen Sie unter dem markierten Reiter die Checkbox Im Schuljahr 20xx/yy momentan aktiv.
Diese Checkbox korrespondiert mit der  Checkbox nur aktive im Navigator und blendet auf Wunsch die nicht aktiven Lehrkräfte aus.

Grundvoraussetzung dafür, dass über die ASD-BW-Schnittstelle Lehrkräfte nach ASV-BW übertragen werden ist, dass diese in ASD-BW in der Liste der Lehrkräfte aufgeführt werden.

Erscheint eine LiV (Lehrkraft im Vorbereitungsdienst /Referendarin / Referendar) nicht in der Liste der Lehrkräfte in ASV-BW, dann prüfen Sie in ASD-BW, ob die LiV dort vorhanden ist.

Fehlt in ASD-BW in der Liste der Lehrkräfte eine Lehrkraft im Vorbereitungsdienst (LiV), können Sie diese selbst folgendermaßen hinzufügen:

Gehen Sie in ASD-BW im Modul Personal auf den Menüpunkt > Suchen/Erfassen

Geben Sie Name, Vorname und Geburtsdatum der gesuchten Person ein (den Geburtsort können Sie durch ein * ersetzen).

Ist die Lehrkraft bereits in ASD-BW vorhanden, erscheint folgende Meldung:

Bestätigen Sie mit OK und übernehmen die Daten.

Die Stammdienststelle ist das Seminar mit einer Regelarbeitszeit von 41/41 Stunden bei Vollzeit bzw. 24,6/41 bei Teilzeit.

Lehrkraft nicht gefunden?

Die Tätigkeit an der Einsatzschule wird als Abordnung erfasst.

Über die Schaltfläche Vorgänge und das Auswahlfeld Hinzufügen: tragen Sie Ihre Schule als Einsatzschule ein.

Fügen Sie Stundenumfang und Gültigkeitsdatum (Beginn/Ende Schuljahr) hinzu.

Abschließend klicken Sie Übernehmen und Speichern.

Ausführlichere Informationen finden Sie in der Handreichung ASD-BW Personalressourcenverwaltung 2021 ab Seite 28.

Danach übernehmen Sie die Lehrerdaten in ASV-BW, wie hier beschrieben.

Kirchliche Lehrkräfte sollten in der Regel nur von Privatschulen in ASV-BW angelegt werden.

Meistens sind die kirchlichen Lehrkräfte bereits in ASD-BW vorhanden. Über Zugriff sonstige Lehrkraft können öffentliche Schulen die Person finden und übernehmen oder, falls die Suche ergebnislos bleibt, neu erfassen. Dann kann ein Beschäftigungsverhältnis an der eigenen Dienststelle hinzugefügt werden. Zu einem späteren Zeitpunkt kann dieses dann auch wieder beendet werden.

Beim nächsten Abholen der Lehrkräfte über die ASD-Schnittstelle BW (ZSS-Abgleich) wird die betreffende Lehrkraft nach ASV-BW übertragen.

Das hat den Vorteil, dass keine zusätzlichen Daten in ASV-BW erfasst werden müssen. Außerdem muss die Lehrkraft nicht gelöscht werden, wenn das Beschäftigungsverhältnis nicht mehr aktiv ist.

Eine Anleitung zum genauen Vorgehen in ASD-BW finden Sie im Kapitel 3.8 in der Handreichung zur Personalressourcenverwaltung 2025.