ESS - Elektronische Schulstatistik

Aufruf der Vorplausiblisierung ohne Start der ESS

Der Start der ESS ist nur während des Statistikzeitraums möglich. Außerhalb des Statistikzeitraums können die Daten in ASV-BW dennoch jederzeit plausibilisiert werden. Durch diese Funktion wird angezeigt, in welchen Bereichen für eine Statistikabgabe noch Nacharbeiten vorzunehmen sind.

Bitte beachten Sie unbedingt Folgendes:

Hinweis zu Fehlermeldungen "Schulbesuch am"

Aufruf der Datenprüfung

>Gehen Sie hierzu auf Datei: Verwaltung Datenprüfung

>Sind Ihrem Benutzer mehrere Schulen zugeordnet, wählen Sie rechts oben im Navigator die zu prüfende Schule aus.

>Wählen Sie den Datenbereich Schulen.

>Klicken Sie in der Datenprüfung auf Auswahl der Datenprüfung: statistik_sd_school.

Prüfungsergebnis im Fehlerfall

Durch Doppelklick auf einen Plausibilitätsfehler wird man direkt zum Datenfeld geleitet, das zu bearbeiten ist.

Sonderfall:

Die Zeile wird ausgegraut dargestellt. Das bedeutet, Daten aus dem letzten Schuljahr sind nicht korrekt oder fehlen.

Welche Daten im letzten Schuljahr geändert werden müssen entnehmen Sie dem Text im Feld Korrektur.

Positives Prüfungsergebnis

Sind keine Daten in Bezug auf die Statistik zu beanstanden wird Ihnen folgendes Informationsfenster angezeigt.

Mit der Elektronischen Schulstatistik 2022 erfolgt im Schulverwaltungsprogramm ASV-BW die Trennung der Vorgangsdaten einer Schule und ihrer zum jeweiligen Statistikstichtag gültigen Abgabedaten durch automatisierte Erzeugung einer Statistik-Datenscheibe aus den vorhandenen statistikrelevanten Vorgangsdaten in ASV-BW.

Änderungen in den Schuldaten, die erst nach dem Stichtag wirksam werden, schlagen sich so nicht mehr auf die Statistikdaten nieder. Damit wird der Datenbestand zum Stichtag auch im Hinblick auf spätere Korrekturanforderungen gesichert.

Die Statistik-Datenscheibe wird ab dem Statistikstichtag im Oktober für jede Dienststelle automatisiert erzeugt.

Der erste Benutzer, der sich ab dem Stichtag in ASV anmeldet, löst mit seiner Anmeldung die Anlage der Statistik-Datenscheibe aus.

Dabei werden für alle Mandanten, auf die der Benutzer berechtigt ist, die zugehörigen Statistik-Datenscheiben erzeugt.

Meldet sich beispielsweise ein zentraler Benutzer an, der auf mehrere Mandanten berechtigt ist (etwa an einer Verbundschule mit mehreren Schulzweigen), dann wird nacheinander für jeden Schulzweig eine Statistikdatenscheibe erzeugt.

Dieser Vorgang sollte möglichst nicht unterbrochen werden. Warten Sie also bitte die Bestätigung ab, dass der Statistikmodus erfolgreich initialisiert wurde.

Statistikmodus und Livemodus

Sobald der Statistikstichtag erreicht und die Statistik-Datenscheibe angelegt wurde (vgl. Kapitel Anlegen der Statistik-Datenscheibe), sind in ASV zwei unterschiedliche Datenbestände verfügbar: Livemodus (wie bisher) und (neu) Statistikmodus.

Zwischen beiden kann jederzeit hin- und hergewechselt werden.

Der Start der ESS ist ab diesem Zeitpunkt nur noch im Statistikmodus möglich.

Änderungen, die für eine erfolgreiche Statistikabgabe im Programm eingegeben werden müssen, sind jetzt unbedingt im Statistikmodus einzupflegen. Änderungen im Livemodus werden nicht mehr für die ESS berücksichtigt.

Falls die Änderungen auch die aktuellen Schuldaten betreffen, müssen diese zusätzlich im Live-Modus erfasst werden.

Versucht man, die ESS im Livemodus zu starten, erfolgt ein Hinweis:

Um in den Statistikmodus zu gelangen, muss die Schaltfläche „Statistikmodus“ in der Symbolleiste betätigt werden:

Dass man sich im Statistikmodus befindet, ist an der blauen Färbung der Umschalt- und Anzeigefelder zum Schuljahr im oberen Bildschirmbereich sowie der Statusleiste am unteren Bildschirmrand zu erkennen:

Bis auf wenige Einschränkungen stehen im Statistikmodus alle Funktionen und Eingabemöglichkeiten zur Verfügung, wie sie auch im Livemodus vorhanden sind.

Im Statistikmodus wird das Statistikmodul für die elektronische Schulstatistik wie folgt aufgerufen:

ESS 2.0 in ASV-BW aufrufen

Die Elektronische Schulstatistik können Sie wahlweise auf einem der drei folgenden Wege aufrufen:

1.Wählen Sie im Startmenü das Symbol für die Elektronische Schulststatistik

oder

2.Wählen Sie Datei: Elektronische Schulstatistik

oder

3.Klicken Sie auf das Symbol in der Werkzeugleiste.

Anschließend geben Sie bitte die ZSS-Anmeldedaten Ihrer Schule ein, damit die Aktualität der Wertelisten überprüft werden kann.

Diese müssten Sie ggf. aktualisieren, bevor Sie die Gelegenheit haben, die ESS 2.0 aufzurufen.

Im Startbildschirm der ESS 2.0 können Sie auswählen, ob Sie die ESS 2.0 im automatischen oder im manuellen Betriebsmodus starten möchten. (Ausnahme: Bei GFK / SKG ist nur der manuelle Modus möglich.)

Wenn mehrere Schularten an Ihrer Schule an der elektronischen Schulstatistik teilnehmen, wählen Sie die Schulart im rechten Navigatorfenster aus. Beachten Sie dazu gegebenenfalls auch die Hinweise für Verbundschulen.

Aufbau der Anwendung

Die folgende Abbildung gibt eine Übersicht über das Layout der Anwendung. Die Anwendung teilt sich in verschiedene Funktionsbereiche auf, die in den folgenden Abschnitten näher beschrieben werden.

1 - Titelleiste: Sie beinhaltet neben dem Programmnamen Schaltflächen für allgemeine Anwendungsfunktionalitäten, z. B. eine Schaltfläche zur Beenden der ESS 2.0.

2 - Schulinformationen: Hier werden die Adress- bzw. Dienststellendaten der gewählten Schule sowie der aktuelle Status der Statistik angezeigt.

3 - Primärnavigation: Darüber rufen Sie die Statistikbögen für die gewählte Schulart auf.

4 - Sekundärnavigation wird immer dann angeboten, wenn Sie über mehr als eine Schulstelle verfügen oder Statistikbögen klassenbezogen zu erstellen sind.

5 - Funktionsleiste: Die Funktionsleiste ist rollenabhängig ausgeprägt und mit den für die jeweilige Anwenderrolle (Schule, Schulaufsicht, Statistisches Landesamt) erforderlichen Funktionen ausgestattet.

Alle Schaltflächen sind als Symbole dargestellt. Zu jeder Schaltfläche wird ein sogenannter Tooltip angezeigt, der bei der Positionierung des Mauszeigers über einer Schaltfläche einen Hinweis zu der jeweiligen Schaltflächenfunktion liefert. Siehe dazu die nachfolgenden Tabellen.

6 - Inhaltsbereich: Hier wird der jeweils zu bearbeitende Statistik-Bogen angezeigt. Dieser ist standardmäßig im automatischen Betriebsmodus für Eingaben gesperrt; kann aber editiert werden. Im manuellen Betriebsmodus sind die Bögen bis auf den Kopfbereich grundsätzlich editierbar.

Standard-Schaltflächen

Die Funktionsleiste verfügt über eine Reihe von Standard-Schaltflächen, die allen Anwendern unabhängig von Ihrer Rolle zur Verfügung stehen:

Rollenbezogenen Schaltflächen der Funktionsleiste

Validierungsdialog

Die Ergebnisse der fachlichen Validierung bogenspezifischer und bogenübergreifender Plausibilitäten zu in den Bögen erfassten Statistikdaten werden im sogenannten Validierungsdialog angezeigt.

Bei dem Validierungsdialog handelt es sich um einen gesonderten Anzeigebereich, der nur bedarfsweise eingeblendet wird, wenn im Rahmen der Validierung der in den Statistikbögen erfassten Daten Fehler aufgetreten sind oder dem Anwender fachliche Hinweise zu den erfassten Statistikdaten angezeigt werden sollen.

Der Validierungsdialog wird auf der rechten Seite des Inhaltsbereichs der Anwendung eingeblendet.

Die Validierungsergebnisse werden im Dialog in einer Liste angezeigt. Hierbei wird zwischen zwei Listenelementarten unterschieden:

•Validierungsfehler, ausgewiesen durch ein orangefarbenes Symbol, sind für die Statistik abgabeverhindernd und müssen korrigiert werden, bevor eine Abgabe der Statistik erfolgen kann.

•Validierungshinweise, ausgewiesen durch ein blaues Symbol, weisen Sie auf einen bestimmten fachlichen Umstand hin (z. B. keine Übergänge gemeldet?), und sind somit nicht abgabeverhindernd.

Jedes Listenelement ist wie folgt aufgebaut:

1.Fachliche Kurzüberschrift

2.Kurzbeschreibung des aufgetretenen Fehlers bzw. des Hinweises

3.Eine Einsprungmarke (Link) zu dem Bogen, auf dem der Fehler auftritt bzw. den Bögen, zwischen denen eine Diskrepanz besteht.

Hilfe

Der Hilfedialog wird bei Klick auf die Hilfe-Schaltfläche angezeigt. Der Aufruf der Hilfe erfolgt kontextsensitiv, d. h. eine bogenspezifische Hilfe mit Bearbeitungshinweisen zu dem gerade angezeigten Statistikbogen wird angezeigt. Zusätzlich können Sie, innerhalb des Dialoges zur allgemeinen Anwendungshilfe navigieren.

Befindet sich zum Zeitpunkt des Aufrufes des Hilfedialoges kein Statistikbogen im Inhaltsbereich der Anwendung, so wird die allgemeine Anwendungshilfe aufgerufen.

Anwendungsdaten aktualisieren

Der Prozess Aktualisierung der Anwendungsdaten beschreibt die Aktivitäten zur zentralen und dezentralen Anwendungsaktualisierung.

Die Anwendungsaktualisierung erfolgt automatisch.

Die Prüfung auf Anwendungsaktualisierungen erfolgt systemseitig:

•beim Start der ESS 2.0 Anwendung

•vor Abgabe der Statistik durch die Schule

Beim Start der ESS 2.0 Anwendung wird programmseitig geprüft, ob eine Anwendungsaktualisierung auf dem Aktualisierungsserver vorliegt. Ist dies der Fall, wird automatisch eine Anwendungsaktualisierung durchgeführt. Der Aktualisierungsvorgang nimmt aufgrund der geringen Größe der Aktualisierungspakete nur sehr wenig Zeit in Anspruch. Nach erfolgter Aktualisierung erhalten Sie eine Hinweismeldung. Aus dieser geht hervor, dass eine Aktualisierung durchgeführt wurde, und Sie erhalten zudem einen Link, über den Sie auf die zentral zu dieser Anwendungsaktualisierung hinterlegten Versionshinweise (Release Notes) zugreifen können. Hierdurch erhalten Sie die Möglichkeit, sich über geänderte oder ggf. neu hinzugekommene Anwendungseigenschaften oder evtl. Fehlerkorrekturen zu informieren.

Sind zum Zeitpunkt der Anwendungsaktualisierung andere Anwender derselben Schule in der ESS-Anwendung angemeldet, so erhalten diese automatisch eine Benachrichtigung, dass aufgrund der Aktualisierung ein Neustart der Anwendung erfolgen muss. Noch nicht gespeicherte Änderungen dieser Anwender werden automatisch gespeichert.

>Starten Sie ESS 2.0 im automatischen oder im manuellen Modus (siehe ESS 2.0 starten).

Statistik im automatischen Modus bearbeiten

Dieser Modus steht ist für Schulen gedacht, die ASV-BW im produktiven Einsatz haben und bei denen die Daten gepflegt sind. Beim Start im automatischen Betriebsmodus werden vorplausibilisierte Daten aus ASV-BW in die ESS 2.0 übertragen und zur Befüllung der Bögen verwendet. Dabei werden Plausibilitätsprüfungen durchgeführt.

•Bei Muss-Fehlern werden die fehlerhafte Daten in einem PopUp-Fenster angezeigt. Die Daten sind daraufhin zu korrigieren. Der Ablauf ist hier zuende. Das Statistikmodul wird nicht gestartet.

•Ergibt die Datenprüfung Kann-Fehler, so werden diese ebenfalls angezeigt. Die Datenprüfung wird jedoch erfolgreich beendet und das Statistikmodul wird gestartet.

•Falls die Datenprüfung keine Fehler aufweist, wird das Statistikmodul ebenfalls gestartet.

Im automatischen Betriebsmodus erfolgt eine Datenübernahme aus ASV nach ESS. Die übermittelten Daten können jedoch vom Anwender in der ESS bearbeitet und gespeichert werden.

Das erfolgt mithilfe der Schaltfläche Editieren, die bei allen Tabellen, die automatisch aus ASV-BW befüllt werden können, integriert wurde:

Eingaben können auf diese Weise direkt auf den Bögen korrigiert und dann abgespeichert werden:

Bei einem erneuten Start der ESS im automatischen Betriebsmodus bleiben alle manuell gemachten Änderungen erhalten und können weiter bearbeitet werden.

Alternativ kann die Tabelle auch durch Betätigen der Schaltfläche Tabelle automatisch befüllen wieder mit den in ASV-BW gepflegten Daten überschrieben werden:

Ergebnis:

Dieser Mischmodus ist besonders sinnvoll für Schulen, die ihren Unterricht bislang nicht in ASV-BW pflegen. Religionsgruppen, Teilnehmer am Wahlpflichtunterricht etc. können so direkt in der ESS-Anwendung eingegeben werden. Tabellen, die nicht aus ASV-BW befüllt werden, sind grundsätzlich editierbar.

Beim Start aus ASV-BW werden der ESS 2.0 eine Reihe von Parametern und Daten übergeben:

•Kopfinformationen:

- Name der Schule

- Dienststellenschlüssel

- Schulgliederungsschlüssel

- Lfd. Nr. der Außenstelle (sofern erforderlich)

- Postanschrift

•Schulart

•Status der Statistik

•Authentifizierungsinformationen aus dem Umgebungssystem

Die Übertragung der Daten erfolgt dabei verschlüsselt. Es ist nicht möglich, die ESS 2.0 unabhängig unter Verwendung der angezeigten URL (Link) außerhalb des vorgesehenen Kontextes zu starten.

Die Statistik-Bögen werden mit den übergebenen Kopfinformationen befüllt. Die zugehörigen Eingabefelder sind in den Statistik-Bögen nicht editierbar.

Der Zustand der Statistik wird im Infobereich der Anwendung angezeigt. Falls erforderlich, wird der Zustand der Statistik um Zusatzattribute ergänzt (z. B. Ergänzung des Zustands abgegeben um das Kennzeichen (Korrektur), um Abgaben zu kennzeichnen, die nach Korrekturaufträgen seitens der Schuaufsicht oder des StaLa vorgenommen wurden).

Sie können, nach der automatischen Befüllung mit den Daten aus ASV-BW, die in den zur gewählten Schule bzw. Schulart erfassten Daten prüfen und mittels der von der ESS 2.0 bereitgestellten Validierungsfunktion automatisch überprüfen zu lassen. Die Navigation über die Statistikbögen erfolgt dabei unter Nutzung der Primär- und Sekundärnavigation.

Statistik im manuellen Modus bearbeiten

>Starten Sie die ESS 2.0 im manuellen Modus (siehe ESS 2.0 starten).

Folgende Meldung wird ausgegeben: Sie haben den manuellen Eingabemodus gewählt. Es erfolgt keine Übernahme von Daten aus ASV-BW in die ESS. Zudem werden Daten, die im manuellen Eingabemodus in der ESS erfasst werden, nicht in ASV-BW gespeichert.

>Beenden Sie die Anzeige über die Schaltfläche Schließen.

>Rufen Sie nun die einzelnen Bögen auf und nehmen Sie die erforderlichen Eingaben vor.

>Speichern Sie Zwischenstände mit der Schaltfläche Speichern aus der Funktionsleiste.

Im manuellen Eingabemodus erfolgt keine Datenübernahme aus ASV-BW nach ESS. Die Statistikbögen sind iin der ESS mit Ausnahme der Kopfinformationen frei beschreibbar und können abgespeichert werden.

Die im manuellen Modus erfassten Daten werden für die Erstellung der Statistik gespeichert, werden aber nicht nach ASV-BW zurückgespielt.

Aufgrund der oben beschriebenen Neuerungen beim automatischen Betriebsmodus, empfehlen wird den Einsatz des manuellen Modus nur noch in diesen Fällen:

•Sie verwenden die ESS 2.0 als sogenannte Schreibmaschine. D. h. dass Sie die Daten über die Tastatur eingeben statt die Formulare von Hand auszufüllen. Nach Eingabe aller Daten, übermitteln Sie diese auf elektronischem Weg.

•Für die Schulzweige Grundschulförderklasse (GFK) und Schulkindergarten (SKG) kann die ESS nur im manuellen Betriebsmodus gestartet werden. Es findet keine Plausibilisierung statt und die Bögen können nur manuell befüllt werden.

Statistik drucken

Sie können einzelne Statistikbögen oder ganze Bogensätze ausdrucken. Verwenden Sie dazu das Symbol für Drucken aus der Funktionsleiste.

Der Befüllungs- bzw. Validierungsstatus eines Bogens ist dabei nicht von Bedeutung.

Wenn Sie Bogensatz wählen, werden Ihnen weitere Optionen angeboten. Oben in der Druckmenüleiste können Sie bei Bedarf über eine Schaltfläche alle Bögen auswählen.

Durch diese Funktion werden alle Bögen des gewählten Schultyps, des gewählten Bildungsgangs sowie der gewählten Kürzelgruppe markiert.
Ferner stehen Ihnen unten links am Ende des Druckmenüs weitere Filteroptionen zur Verfügung.
Wählen Sie dort die Klassen und gegebenenfalls die Schulstelle aus.
Für die Beruflichen Schulen können zusätzlich der Schultyp, der Bildungsgang sowie die Kürzelgruppe ausgewählt werden, für SBBZ die Schulform.

Der Ausdruck erfolgt unter Nutzung der Druck-Funktionalitäten des jeweiligen Browsers.
Hier können Sie auch den zu verwendenden Drucker sowie weitere Druckoptionen einstellen.
Empfehlenswert ist beispielsweise, alle Bögen der ESS vor der elektronischen Abgabe einmal als pdf zu drucken und dieses als Beleg des bei der Abgabe vorhandenen Datenstands in den Bögen zu speichern.

Statistik validieren

Mit Hilfe der Validierungsfunktion der ESS 2.0 werden die in den Statistikbögen erfassten Daten validiert. Sie können die Validierungsfunktion jederzeit manuell ausführen. Verwenden Sie dazu das Symbol für Validieren aus der Funktionsleiste. Zudem wird die Validierungsfunktion automatisch ausgeführt, sobald Sie die Abgabe der Statistik einleiten.

Validierungsfehler werden in dem beschriebenen Validierungsdialog angezeigt. Eine Behebung der Validierungsfehler erfolgt entweder durch Korrektur der Daten in ASV-BW (automatischer Betriebsmodus der ESS 2.0) und erneute Übertragung der geänderten Daten nach der ESS 2.0 bzw. durch manuelle Korrektur der fehlerhaften Daten durch direkte Änderung in den betroffenen Statistikbögen (manueller Eingabemodus der ESS 2.0).

Statistik abgeben

Haben Sie die Prüfung der Statistikdaten erfolgreich abgeschlossen und alle Validierungsfehler behoben, können Sie die Abgabe der Statistik durchführen.

>Klicken Sie in der Funktionsleiste die Schaltfläche Statistik abgeben.

Nach Bestätigung einer Sicherheitsabfrage wird dann die Abgabe der Statistik eingeleitet.

Es werden folgende Schritte ausgeführt:

•Es erfolgt eine Prüfung, ob eine Anwendungsaktualisierung vorliegt. Ist dies der Fall, wird die Aktualisierung automatisch durchgeführt.

•Unabhängig vom Validierungsstatus oder der Anwendungsaktualisierung wird automatisch eine erneute Validierung gestartet. Somit wird sichergestellt, dass immer auf Basis der aktuellsten Anwendungsversion vollständig validierte Statistikdaten zur Abgabe gelangen.

Nach dem Abschluss der finalen Validierung ändert sich der Zustand der Statistik von nicht abgegeben zu abgegeben (Erstabgabe).

Stellen Sie nach bereits erfolgter Abgabe einen Fehler in den Statistikdaten fest, können Sie die Statistik zurücknehmen, überarbeiten und erneut abgeben, solange die Statistik sich noch im Zustand abgegeben (Erstabgabe) oder abgegeben (Korrektur) befindet. Ist dies nicht der Fall, d. h. die Statistik wurde von der Schulaufsicht oder dem StaLa bereits in Prüfung genommen. Damit ist keine Änderung bzw. erneute Abgabe der Statistik möglich. Nehmen Sie ggf. Kontakt zu Ihrer Schulaufsicht oder ggf. dem StaLa auf und bitten Sie, einen Korrekturauftrag für die Statistik zu erteilen. Hierdurch wird der Status der Statistik wieder zurückgesetzt und Sie können die Statistik erneut bearbeiten.