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ASV - BW

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Neuaufnahme - Schüler importieren

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Sie möchten neue Schüler für das kommende Schuljahr aufnehmen? - Das händische Erfassen ist zeitaufwändig. Wesentlich komfortabler ist das Einlesen der Schülerdaten über eine Exceldatei.

 

Grundschulen erhalten in der Regel die Daten der neuen Erstklässler vom Meldeamt ihrer Gemeinde im Dateiformat .txt oder .xls (Excelformat).
Manche weiterführende Schule lässt bei der Schulanmeldung die Schüler selbst bzw. ihre Eltern ihre Daten über eine Aufnahmemaske eingeben.

 

ASV-BW kann diese Daten über die Funktion 'Schüler importieren' einlesen, wenn sie im Excelformat vorliegen.

 

Ab ASV-Version 2.3. können .txt und .xls Dateien von kommunalen Rechenzentren importiert werden.

 

Voraussetzungen

Der Schuljahreswechsel wurde durchgeführt.

Die Datei mit Schülerdaten im Format .txt oder .xls liegt vor.

Die Vorlage Excel-Importdatei 'ASV-BW_Import.xls' ist auf Computer gespeichert. In der Exceltabelle überprüfen Sie bitte auf dem dritten Tabellenblatt (Version XX-XXXX) die Aktualität der Datei.

(Sie finden die Excel-Importdatei ebenfalls auf unserer Homepage www.asv-bw.de im Bereich 'Umstieg > Datenübernahme'.)

 

Bitte beachten Sie die Hinweise zur Importdatei
 


 

Vorgehensweise:

 

1. Führen Sie den Schuljahreswechsel durch.
 
Kurzanleitung Schuljahreswechsel (ausführliche Informationen dazu im Kapitel 'Schuljahreswechsel')

Datei > 'Schulische Daten' > 'Klassen' oder klassen_16

Reiter 'Klasse/-ngruppen': Zielklasse für das nächste Schuljahr bei jeder Klassengruppe eingeben.
Ausnahme: Abschlussklassen. Hier keine Zielklasse angeben, dafür Haken setzen bei 'Abschlussklasse'.

Datei > 'Verwaltung' > 'Neues Schuljahr einrichten'

schuljahr_einrichten

 

Ins neue Schuljahr wechseln.

schuljahr_wechseln

Datei > 'Schulische Daten' > 'Klassen' oder klassen_16

Prüfen Sie, ob alle Klassen richtig angelegt wurden und die Schüler/innen entsprechend versetzt wurden.

 

2. a) Importdatei manuell mit Daten befüllen oder b) Import von Schülerdaten vom Rechenzentrum

a) Importdatei manuell mit Daten befüllen

Beachten Sie bitte, dass der Aufbau der Importdatei zwingend ist. Die erste Zeile mit den Spaltenüberschriften muss in der Datei enthalten sein.

Öffnen Sie die heruntergeladene Importdatei 'ASV-BW_Import.xls' in Excel und speichern Sie diese am besten unter einem neuen Namen ab.

Befüllen Sie die Spalten gemäß der Beschriftung.

Die rot markierten Felder sind Pflichtfelder. Sie dürfen nicht leer bleiben, unter Umständen wird sonst nichts übernommen. Die anderen Felder können leer bleiben.

Falls noch nicht feststeht, in welche Klasse das jeweilige Kind geht, können Sie alle neuen Schüler/innen in eine Klasse übernehmen und später über eine Sammelversetzung ihren eigentlichen Klassen zuordnen.

Die erforderlichen Eingaben für die Felder Geschlecht, Geburtsland, Staatsangehörigkeit, Muttersprachen, Religion sowie für weitere Felder finden Sie im Reiter 'Wertelisten'.

 

importdatei_1

 

 

Falls Ihnen vom Meldeamt eine Datei mit der Endung.txt vorliegt, führen Sie folgende Schritte aus:

 

Schülerdaten aus .txt-Datei nach Excel importieren

Starten Sie Excel und öffnen Sie das Verzeichnis in dem die txt-Datei liegt.

Wählen Sie im DropDownMenü hinter dem Eingabefeld des Dateinamens: 'Alle Dateien'.

Die txt-Datei mit den Schülerdaten doppelklicken.

Dateityp auf 'Feste Breite' belassen und auf 'Weiter' klicken.

Umbruchlinien verschieben bzw. einfügen, damit in Excel jedes Feld in eine eigene Spalte kommt.
Beachten Sie die Hinweise in Excel.

 
excel-txt-anpassen_1

 

Klicken Sie danach auf 'Weiter'. Falls ein Hinweis erscheint, dass nur Datum- und Zahlenformat beibehalten, sonst alles andere ins Textformat umgewandelt wird, bestätigen Sie dies mit 'Fertigstellen'.

Speichern Sie den aktuellen Stand in einer neuen Datei ab.

Verwenden Sie die Daten zum Befüllen der Importdatei ASV-BW_Import.xls', indem Sie die einzelnen Spalten kopieren.

Die erforderlichen Eingaben für die Felder Geschlecht, Geburtsland, Staatsangehörigkeit, Muttersprachen, Religion sowie für weitere Felder finden Sie im Reiter 'Wertelisten'.

 
daten-kopieren

 



 

Bitte beachten Sie die Hinweise zur Importdatei

In der Exceltabelle müssen bei jedem Schülerdatensatz die Pflichtfelder mit roter Markierung gefüllt sein.

Die Schülerdaten müssen auf dem ersten Tabellenblatt der Exceldatei stehen.

Es können 77 Datenfelder zu Schülerdaten, Ansprechpartnern, Telekommunikation, Laufbahn, Fremdsprachen, Profilen und Ausbildungsberufen importiert werden.
Ausbildungsbetriebe werden bei den Schülern nur übernommen, wenn sie bereits in ASV-BW erfasst sind.

Wenn Profile importiert werden, müssen zusätzlich die Felder 'Profil1von' und 'Profil1bis' mit der jeweiligen Jahrgangsstufe befüllt werden.Die jeweiligen Spalten sind mit den passenden Wertelisten vorbelegt. Die einzelnen Werte können direkt über ein Dropdownmenü ausgewählt werden.

Die Spaltenüberschriften dürfen nicht verändert werden. Die Reihenfolge der Spalten ist beliebig.

Bei einigen Spalten dürfen nur Werte aus der Werteliste von ASD-BW verwendet werden. Diese Wertelisten befinden sich auf dem zweiten Tabellenblatt. Es handelt sich um die Werte für Geschlecht, Konfession, Religionsunterricht, Geburtsland, Land (Staatsangehörigkeit), Land2 (zweite Staatsangehörigkeit), Staat, Muttersprache, Fremdsprachen, Profile, Aussiedler und Ausbildungsberufe.

werteliste

Die Daten können nur in eine bereits vorhandene Klasse importiert werden. Wenn die Zielklasse in ASV-BW noch nicht existiert, muss sie zunächst im Klassenmodul angelegt werden.

Importiert wird immer in die erste Klassengruppe einer Klasse.

Bei der abgebenden Schule muss der Dienststellenschlüssel der Schule eingetragen werden, nicht der Schulname.

Format für das Datumsangaben ist immer: TT.MM.JJJJ

Beim Import der Schülerdaten wird der Wert für die Gültigkeit des Geburtsdatums grundsätzlich auf 'vollständig gültig' gesetzt. Eine Änderung muss im Einzelfall nach dem Import händisch erfolgen.

 

gueltigkeit_datum

 

Für die folgenden Felder gelten die Werte 0 und nein bzw. 1 und ja. Die automatischen Standardwerte stehen in Klammern.

ERZ1 im Schriftverkehrverteiler (1)

ERZ1 auskunftsberechtigt (1)

ERZ1 Hauptansprechpartner (1)
 

ERZ2 im Schriftverkehrverteiler (1)

ERZ2 auskunftsberechtigt (1)

ERZ2 Hauptansprechpartner (0)

 

Für die Art des Erziehungsberechtigten gilt Mu (Mutter), Va (Vater) oder Pf (Pflegeeltern).

 

ERZ1 Art des Erziehungsberechtigten ()

ERZ2 Art des Erziehungsberechtigten ()

 

Schüler im Schriftverkehrverteiler (wenn Schüler unter 18: 0, sonst 1)

Schüler auskunftsberechtigt (wenn Schüler unter 18: 0, sonst 1)

 

Das Feld 'Staat' bezieht sich auf den Wohnort bei der Anschrift des Schülers. Werteliste Länderkürzel.

 

Feld_Staat

 

Ein Ausbilder im Betrieb wird nur zugeordnet, wenn der Betrieb und der Ausbilder bereits in ASV-BW erfasst ist.

 

Die Schüler werden nur importiert, wenn sie noch nicht bereits in der Datenbank vorhanden sind.

 

Wenn der Import nicht oder nur teilweise funktioniert, kann man in der log Datei des Servers nachlesen, warum einzelne oder alle Schüler nicht importiert werden. (C:\ASV\Server\Logs\asv.log)
 



 

Import in ASV-BW über Exceldatei durchführen

Datei > 'Schüler' > 'Schülerdaten' oder schueler_16

Modulbezogene Funktionen: 'Schülerimport'

Exceldatei mit Schülerdaten auswählen.

Überprüfen Sie, ob die Daten der Schüler in den Klassen korrekt eingespielt wurden.
 

modulbezogene_funktionen

 

Hinweis: Bevor Sie endgültig die 'Aktive Planungsphase beenden', beachten Sie bitte die Hinweise zum Arbeiten in der Planungsphase.

 

 

b) Import von Schülerdaten vom Rechenzentrum

Ab ASV-Version 2.3. können .txt und .xls Dateien von kommunalen Rechenzentren importiert werden.
 

Datei > 'Schüler' > 'Schülerdaten' oder schueler_16

Markieren Sie im Navigator die Zielklasse. Es wird immer in die erste Klassengruppe der Zielklasse importiert.

Einlesen der Daten über 'Modulbezogene Funktionen' >  'Schüler importieren' > Datei auswählen > Öffnen.

Überprüfen Sie, ob die Daten der Schüler in den Klassen korrekt eingespielt wurden.
 

modulbezogene_funktionen

 

Hinweis: Bevor Sie endgültig die 'Aktive Planungsphase beenden', beachten Sie bitte die Hinweise zum Arbeiten in der Planungsphase.

 

 

Stand: 07/18 (2.4.198)